Как без проблем перевезти свою компанию в новый офис

Практически каждая фирма за период своего существования сталкивается с потребностью смены офисного помещения. Одним это требуется в ходе расширения деятельности, а другие, наоборот, вынуждены искать вариант аренды подешевле. Правильно организовать и спланировать перевозку офиса на новое место — задача сложная, но вполне достижимая, если придерживаться определённых правил.

Правильная подготовка переезда

При правильной подготовке удаётся затратить впоследствии на переезд меньше времени, а также минимизировать потенциальные убытки. Для этого нужно грамотно организовать процесс и распределить зоны ответственности. Немаловажно выбрать квалифицированных специалистов: от перевозчиков до грузчиков, продумать логистику и порядок действий.

Грузоперевозки с офисным переездом всегда сопряжены с дополнительными тратами и риском порчи или повреждения имущества. Поэтому необходимо несколько раз взвесить все плюсы и минусы на этапе принятия решения. Если оно принято, а новое помещение подобрано, то можно искать подрядчика с техникой и рабочей силой, который поможет выполнить офисный переезд.

На рынке работает большое количество мувинговых компаний, которые непосредственно оказывают услуги переезда и сопровождения. Многие из них являются настоящими профессионалами в своём деле, а потому перед выбором желательно ознакомиться с отзывами от других клиентов.

Основные требования, которым должны отвечать квалифицированные перевозчики, заключаются в следующем:

• реальная стоимость услуг;
• наличие проверенных отзывов;
• ассортимент автопарка;
• квалифицированный персонал;
• обязательства, ответственность, гарантии;
• опыт работы и перечень услуг;
• услуги упаковки и упаковочные материалы.

От правильно организованного процесса перевозки офисных вещей будет зависеть сохранность ценностей, а также документов компании. Не стоит обращать внимание исключительно на ценники услуг, оказываемых транспортной организацией. На деле оказывается, что реальная стоимость перевозки будет выше изначально оговоренных с перевозчиком расходов.

Непосредственно перед началом процедуры переезда эксперты рекомендуют выполнить следующие этапы:

1. Составить схему расположения мебели и прочих ценностей по новому адресу. При этом учитываются габариты предметов и размеры помещения.
2. Необходимо согласовать свои действия с администрацией нового офисного центра, учитывая размещение лифтов, лестниц, запасных выходов и прочих особенностей.
3. Следует убедиться в том, что рабочее место каждого сотрудника полностью готово к переезду. Это позволит эргономично разместить мебель в новом помещении в соответствии с организационной структурой компании и должностными обязанностями.
4. Оргтехнику, предметы мебели и другое оборудование стоит заранее промаркировать и отсортировать. Это поможет быстрее разгрузить ценности в новом помещении с минимальными потерями.
5. Подготовка документации, которая потребуется для переезда с соответствующими разрешениями, подписями, печатями.
6. Проверить отсутствие задолженности по аренде или уплате коммунальных платежей в старом офисном помещении. В противном случае администрация здания может препятствовать грузчикам выносить вещи и ценности.
7. Регулярная поддержка контакта с представителями мувинговой компании позволит избежать дополнительных хлопот и нестыковок.

Как проходит переезд офиса

Если подготовительным мероприятиям уделено должное внимание, можно приступать к организации переезда офиса.

Профессиональные мувинговые организации осуществляют весь комплекс услуг, включая экспедиционные.

Окончательный переезд подразумевает не только погрузку мебели на грузовую технику и её транспортировку, но и включает в себя следующие услуги:

• распределение зон ответственности. Сотрудники перевозчика должны присутствовать как по старому адресу, так и по новому. У каждого такого дежурного должны быть на руках схема расстановки рабочих мест, список ценностей и другие важные сведения;
• нанесение указателей в новом помещении облегчит задачу заноса вещей для грузчиков и ускорит процесс сборки рабочих мест;
• не принимающих прямое участие в переезде в новый офис сотрудников следует убрать из помещения. Достаточно оставить по 1 человеку на каждую комнату;
• следует организовать минимальный контроль за действиями грузчиков и другого персонала мувинговой компании — это позволит сделать их более ответственными за свой результат при разборке и сборке мебели;
• все вещи и ценности без маркировки или опознавательных знаков рекомендуется складывать в отдельном помещении с целью дальнейшей идентификации и уточнения;
• представители компании-перевозчика вполне могут и самостоятельно подключать оргтехнику по новому месту расположения и работы;
• обязательной разновидностью услуг является уборка сотрудниками мувинговой организации после себя. Как правило, остаётся большое количество мусора и разнообразной упаковки, требующее утилизации.

Желательно рассмотреть сразу несколько вариантов мувинговых организаций, которые не просто предлагают услуги грузчиков, но и целый комплекс работ по переезду. Лучше всего делать выбор в пользу компании с широким ассортиментом автотранспортных средств и опытными сотрудниками в штате. Правильно оценить потенциального партнёра помогут отзывы других клиентов, публикующиеся на сайте.

Вполне возможно организовать переезд в новое офисное помещение и собственными силами, если коллектив включает в себя хотя бы несколько человек. Очевидное преимущество такого сценария — это экономия на сопровождающих услугах сторонних организаций. Для этого необходимо разобрать все предметы мебели и технику, пронумеровать и подписать каждую вещь.

Сотрудников можно разделить на 2 основные группы. Первая будет заниматься погрузкой ценностей в грузовое авто, а вторая — встречать вещи и мебель по новому адресу. Однако самостоятельные сборы неминуемо приведут к большим потерям рабочего времени. Если же транспортировку организовывать в выходные дни, то надо предусмотреть денежную компенсацию персоналу.

Также следует назначить старших сотрудников, которые координировали бы действия остального персонала во избежание путаницы. Как только ценности будут перевезены, нужно будет смонтировать и расставить по местам мебель. После этого расставляется и подключается оргтехника (в том числе, рабочие компьютеры, принтеры и прочее оборудование). В последнюю очередь размещают на новом месте предметы интерьера и декора, а затем выполняется уборка и очистка от упаковки, коробок, остатков скотча.

Чтобы избежать проблем, связанных с переездом в новый офис, следует придерживаться следующих правил:

1. Нужно ответственно подойти к дате предстоящего переезда. Хорошо, если это будут не предпраздничные дни, поскольку в такое время сложнее найти свободных от заказов специалистов. Желательно забронировать день и время за 1-2 недели.
2. От вечерних перевозок также лучше отказаться. Дело в том, что после интенсивного рабочего дня сотрудники уже устали и теряют концентрацию внимания. Это может привести к дополнительным потерям или порче имущества.
3. Предварительная бронь услуг мувинговой компании позволит ей лучше подготовиться, это касается и персонала, и транспорта.
4. Должны вызывать подозрение и цены, которые на уровень ниже, чем у других конкурентов. Скорее всего, это означает, что в ходе транспортировки придётся столкнуться с дополнительными затратами или халатным отношением со стороны подрядчика.
5. Чтобы сложилось окончательное отношение касаемо уровня профессионализма мувинговой фирмы, лучше не ограничиться просмотром сайта, а посетить их офис самостоятельно. Заодно можно поинтересоваться, оказывают ли они услугу экспедирования грузов.
6. Важно оценить, какую ответственность декларирует перевозчик и прописано ли это в договоре. Если же фирма даже не зарегистрирована как юридическое лицо, то с таким партнёром не стоит иметь дело.
7. Чтобы узнать подлинную репутацию компании на рынке, нужно не ограничиваться прочтением отзывов на фирменном сайте. Плохие отзывы могут попросту не публиковаться администраторами. Получить настоящую картину помогут независимые ресурсы и тематические форумы.

При правильной организации всех процессов переезд компании является хлопотной, но вполне реальной процедурой. Эксперты в данной области рекомендуют не взваливать всё на свои плечи, а распределить обязанности между вами и мувинговой фирмой, специализация которой как раз и заключается в таких услугах. Если кто-то желает поделиться собственным опытом перевозки офиса на новый адрес, приглашаем в комментарии.