Особенности и правила заполнения транспортной накладной

При доставке товаров и грузов могут применяться разные виды транспорта, действовать различные условия. Но существуют общепринятые правила и нормативы. Часть из них касаются вопроса сопроводительных документов.

С 2011 года в список обязательных сопроводительных бумаг вошла транспортная накладная. Только не нужно путать её с товарно-транспортной накладной. Это два разных документа, но одинаково часто требующиеся при организации грузоперевозок. В 2021 году вступили в силу новые правила оформления, а также обновилась сама форма ТН.

Что это за документ

Если отталкиваться от статьи No785 ГК РФ, то транспортной накладной называют документ, который подтверждает факт доставки груза покупателю грузоперевозчиком. Сторона, принимающая товар, делая отметки в документе, подтверждает правомерность оплаты за предоставленную услугу. Транспортная накладная выполняет несколько основных функций:

• позволяет оплатить транспортную услугу;
• контролирует маршрут доставки;
• сопровождает товар от поставщика до получателя;
• гарантирует законность и легальность сделки;
• подтверждает факт выполнения условий соглашения;
• проверяется сотрудниками налоговой службы;
• отражает любые изменения, которые могли возникнуть при перевозке.

Заполняя эту форму, важно учесть все нюансы и правила. Если возникнет хоть какое-то несоответствие, то контролирующие органы могут заняться внеплановой проверкой.

Когда нужно и когда не нужно оформлять

Начиная с 1 января 2021 года, на территории РФ официально действуют новые правила по грузоперевозкам автомобильным видом транспорта. Соответствующие изменения утверждены правительственным постановлением от 21.12.2020 No2200. В этом постановлении есть Приложение 4. Оно утверждает новую форму сопроводительной транспортной накладной, а также определяет правила заполнения. Обновлённую транспортную накладную образца 2021 года необходимо оформлять в следующих ситуациях:

• доставка товара осуществляется силами перевозчика, которого привлекла сторона грузоотправителя или грузополучателя, на основе подписанного договора;
• за перевозку груза отвечает экспедитор, и в договоре предусматривается его обязанность заключить соглашение на грузоперевозку (в этом случае в роли грузоотправителя будет выступать именно экспедитор).

Но есть и такие ситуации, когда накладная транспортного типа на перевозку груза не требуется. Это актуально для таких транспортировок:

• Грузополучатель сам прибывает на склад и собственными силами забирает продукцию. В этом случае требуется другой документ — ТОРГ-12. Плюс требуется поставить соответствующую отметку в путевом листе.
• При договоре фрахтования. Если перевозчик работает на основе такого договора, тогда нужно составить и заполнить заказ-наряд.

Важно добавить, что при перевозке алкогольной продукции оформляется товарно-транспортная накладная, то есть ТТН. И она выступает как дополнение к ТН, основному документу для такой перевозки. ТТН заполняется грузоотправителю, грузоперевозчику и грузополучателю.

В чём разница между ТН и ТТН

Многие ошибочно считают, что ТТН и ТН являются синонимами. Это два дополняющих друг друга документа, но каждый из них является самостоятельным видом официальной бумаги. Товарно-транспортная накладная имеет следующие отличительные особенности:

• оформляется с целью контролировать перемещение товара от производителя до конечного получателя;
• наличие ТТН в составе сопроводительных документов снимает любые возможные вопросы при проверке перевозчика представителями контролирующих служб, ДПС;
• ТТН выступает как основа для оплаты за услугу по перевозке груза;
• документ содержит в себе два основных раздела;
• первый раздел товарный, и в нём представлены сведения о грузе;
• второй раздел транспортный, где вносят данные о транспортировочном процессе;
• если возникают какие-либо изменения, корректировать ТТН должен грузоперевозчик;
• ТТН всегда оформляется в 4 экземплярах.

У ТН имеются следующие особенности:

• этот документ — гарантия законности и легальности транспортировки;
• накладная выступает основанием для составления договора;
• в документе есть только один транспортный раздел, куда вписывают данные про всех участников сделки, а также про товар и этапы доставки;
• здесь указывают подробные данные перевозчика;
• в ТН нет платёжных реквизитов плательщика;
• описываются требования со стороны отправителя груза в отношении транспорта, используемой тары, особых условий перевозки и так далее;
• содержится информация про тару, количество грузовых мест, габаритные размеры продукции и нанесённую маркировку;
• это гарантия оплаты за грузоперевозку;
• учитывает затраты в ходе автомобильной перевозки товара;
• не содержит данные про стоимость единицы товара и общий объем;
• не может выступать как основание для списания или оприходования продукции;
• составляется в 3 экземплярах — для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя;
• если перевозчик и поставщик это одна организация, тогда ей выдаётся 2 экземпляра ТН.

То есть разница есть. И она существенная.

Какие требования по заполнению ТН

Занимаясь вопросами оформления транспортной накладной на перевозку того или иного груза, теперь нужно отталкиваться от правил, которые прописаны в Приложении No4 к правительственному постановлению No2200. Здесь говорится о том, как нужно заполнять транспортные накладные, необходимые на перевозку груза автомобильным ТС или просто автотранспортом.

• В пункте 7 правил говорится, что транспортная накладная является документом, который служит подтверждением факта заключения договора на оказание транспортных услуг.
• ТН составляется на одну или несколько товарных партий, которые перевозятся с помощью одного транспортного средства. Исключением являются ситуации, когда иные условия прописаны договором о перевозке, заключённым между сторонами.
• Всего требуется оформить 3 оригинальные формы накладной. Одна передаётся грузоотправителю, вторая предназначена для грузополучателя, а третья для самого перевозчика. В пункте 10 правил говорится о том, что подписывать форму может грузоперевозчик или грузоотправитель, а также их уполномоченные представители, имеющие соответствующие документы.
• Заполнять транспортную накладную должен отправитель товара, если иное не предусмотрено в договоре. В роли отправителя продукции может выступать покупатель или поставщик, а также экспедитор.
• Согласно пункту 11 правил оформления ТН нового образца, при внесении исправлений в документ их следует заверить подписями тех лиц, которые составляли эти исправления. Нужно указать фамилию и инициалы как расшифровку подписи.
• Если перевозимый груз загружается в несколько транспортных средств, то на каждую транспортную единицу составляется собственная накладная.

Именно на эти правила нужно опираться, заполняя форму нового установленного образца.

Скачать пустой бланк транспортной накладной можно здесь, а заполненный образец – здесь.

Пошаговое заполнение ТН

Крайне важно, чтобы бланк транспортной накладной был именно нового образца, официально утверждённого в 2021 году. Если взять образец старой формы, до 2021 года, тогда возникнут закономерные вопросы относительно заполнения транспортной накладной со стороны проверяющих органов. Использовать старый формат ТН уже нельзя.

Пошагово процесс оформления ТН нового установленного образца 2021 года можно описать следующим образом:

• Нужно прописать данные об отправителе груза. Полное наименование организации, адрес (юридический и фактический), реквизиты банка, контактные данные.
• По аналогии следует указать информацию о получателе груза. Все те же сведения, что и в предыдущем пункте.
• Затем фиксируются данные про отправляемый груз. Это наименование, состояния, а также другая дополнительная информация, включая количество грузовых мест, габаритные характеристики, масса брутто и нетто.
• Следующий пункт — это перечень сопроводительных документов, которые идут вместе с доставляемым товаром. Сюда относятся сертификаты, паспорта, разного рода разрешения и удостоверения.
• Если нужно, тогда отдельным пунктом прописываются особые требования, предъявляемые к грузоперевозке. Это могут быть конкретные характеристики выбранного транспортного средства, применение холодильного оборудования, нагревателей, запорно-пломбировочных устройств и так далее.
• Потом на очереди данные про приём груза к проведению погрузочных работ. Здесь следует указать, по какому адресу проводилась погрузка, в какой день, в какое время. Также нужно прописать, сколько товара было загружено по массе и количеству, указать фактическое состояние. Отправитель груза и водитель, представляющий транспортную компанию, по завершению погрузки должны поставить свои подписи с расшифровкой.
• Далее сведения о сдаче груза. Тоже дата, адрес, время, количественные и весовые характеристики. Подписи с расшифровкой. Только теперь водителя и грузополучателя.
• Условия перевозки. Их нужно внести дополнительно, либо выбрать из тех, которые уде представлены. Здесь указываются данные временного хранения на складе, возможных штрафных санкциях при транспортировке.
• Потом идёт информация о том, что заказ был принят к исполнению.
• Необходимо внести информацию о самом перевозчике. Это полное наименование организации, юридический и фактический адрес, телефонные номера и другие контактные данные. Плюс информация о водителе, который доставляет указанный в транспортной накладной груз. Достаточно вписать его ФИО и номер телефона. Иногда вписывают паспортные данные.
• Затем вносят информацию об используемом транспортном средстве. Марка, модель, тип ТС, грузоподъёмность, регистрационный государственный номер.
• Следующий пункт — это информация о фактическом состоянии товара, упаковке при погрузочных и разгрузочных работах. Нужно указать на изменения, которые возникли в процессе транспортировки.
• Прочие условия прописываются лишь при необходимости. К примеру, режим труда, время для отдыха водителя, особые требования по перевозке опасного или негабаритного груза.
• Также в новой форме ТН предусматривается графа с указанием изменения места доставки товара, если это требуется.
• Нужно ещё поставить дату и оставить подписи сторон договора с расшифровкой. Расписываться должен грузоотправитель и сам перевозчик.
• Ещё ТН служит для отображения стоимости услуг, порядка расчёта, расходов при грузоперевозках, которые должен покрыть заказчик.
• Следует прописать полное название компании, которая будет оплачивать доставку груза. Тут указывается юридический и фактический адрес. Также нужен адрес и банковские реквизиты плательщика.
• Дополнительно вносится информация о возможных нарушениях и претензиях со стороны отправителя груза, получателя товара и перевозчика.

Удобнее всего заполнять транспортную накладную в электронной форме. Здесь предусмотрено наличие уже частично заполненных граф, строк и столбцов. Где-то достаточно просто поставить галочку или другую отметку. Другие разделы нужно заполнять.

Поскольку требуется создать 3 одинаковых оригинала, печатный вариант заполнения объективно считается более предпочтительным, нежели оформление от руки с помощью ручки. Ручкой выше вероятность допустить ошибку. А поскольку исправления делать не рекомендуется, тогда к заполнителю предъявляются повышенные требования в плане внимательности и аккуратности.

Вы тоже думали, что ТН и ТТН — это одинаковые документы? Может стоит поменять официальное название одной из форм? Кому лучше доверять заполнение формы?